관리형 학원은 "강의를 파는 곳"이 아니라 "학생이 실제로 공부하게 만드는 시스템"을 파는 곳입니다.
1️⃣ 사교육 시장의 판도가 바뀌다
사교육 시장의 트렌드가 강의 중심에서 '관리 중심'으로 급변하고 있습니다. 학부모들의 니즈는 "실제로 공부를 하게 만드는 관리"로 이동했기 때문입니다. 이미 좋은 강의 콘텐츠는 인강을 통해 손쉽게 접할 수 있게 되면서, 이제 학원의 진정한 가치는 학생의 꾸준한 실천과 몰입을 이끌어내는 관리 시스템에 달려있습니다.
그래서 관리형 학원이 측정하는 것은 학생이 자리에 앉아 있던 체류시간이 아니라, 외출·이동을 뺀 **순공시간(순수 공부 시간)**입니다. 6시간을 머물러도 식사·휴식을 빼면 순공은 5시간 — 학부모가 신뢰하는 건 바로 이 숫자입니다.
2️⃣ 진단 — 인력에만 의존하는 '관리'는 행정력의 낭비입니다
많은 원장님들이 '관리'를 단순히 더 많은 인력을 투입하는 것으로 오해합니다. 수기로 출석 체크하고, 종이 플래너를 검사하며, 회람하는 방식은 당장의 노력은 보여줄 수 있으나, 다음과 같은 명확한 한계를 가집니다.
데이터 부족 — 학생의 누적 학습 및 태도 데이터가 남지 않아 주관적인 설명에 의존해야 합니다.
행정 피로도 급증 — 학생 케어라는 업무 대신 단순 행정 업무에 과도하게 시간을 쏟게 됩니다.
막연한 '관리'는 곧 자원의 낭비로 이어집니다. 성공적인 관리형 학원은 철저하게 시스템화된 '관리 프로세스'를 통해 그 한계를 극복해야 합니다.
3️⃣ 솔루션 — 성공하는 관리형 학원의 3단계 프로세스
클래스업은 단순한 IT 솔루션 회사가 아닙니다. 교육 시장에서 대형 학원 4개를 성공적으로 운영하고 있습니다. 클래스업은 현장에서 나온 문제 해결을 위해 설계되었으며, 관리형 학원의 성공을 위한 3단계 프로세스를 완성합니다.
일요일 의무 학습 선택하지 않으면 등원 불가하도록 했으나 재학생의 경우 시간이 적어져 절충 방안을 검토 중에 있음 / 해당 방안이 정해지기 전까지는 우선 등원 가능함
3️⃣ 제공 시스템
아래 순서로 쭉 읽으며 안내해주세요.
학생이 등원, 외출, 퇴실 등으로 이동하면 학부모에게 실시간으로 문자 발송됨
모든 이동이 키오스크 출결로 기록되기 때문에 철저한 관리 가능
학습 시간 중에는 30분마다 한 번 씩 관리자가 회람을 돌며 학생 상태를 체크, 졸거나 딴 짓을 하면 다시 학습할 수 있도록 도와줌. 이런 행동이 2회 이상 반복되면 학부모님께 바로 문자 발송됨
2주에 한 번 학생이 공부 스케줄 및 과목 별 애로사항을 적어서 제출
이를 토대로 1주에 한 번 모니터링을 진행해 학생이 제대로 스케줄을 지키고 있는지, 못했다면 이유는 무엇인지, 고민사항은 없는지 체크, 필요 시 멘토링 진행
모니터링 결과를 토대로 1주에 한 번 학부모님께 보고서의 형태로 발송됨
보고서에는 할 일의 달성률과 모니터링 시 체크한 학생 특이사항을 기재해서 보내드림
물론 모니터링 외에도 고민이 있다면 언제든 관리자에게 이야기하면 상담 진행 가능하고, 학생이 별도로 요청하지 않아도 상담이 필요하다고 판단될 시에는 관리자가 먼저 상담 진행하는 경우도 있음
재학생에게는 내신 기간 중 수학 예상문제 제공 (인근 협력 학원 원장님이 직접 제공하는 경우)
재수생에게는 각종 모의고사 응시 기회 제공
인근 협력 학원이 있는 경우, 해당 학원 원장님의 무료 멘토링·질문 응대 제공 가능 (본 학원의 특권)
4️⃣ 방문 상담
방문 상담은 시간을 미리 말씀해주시면 언제든 가능함
그러나 학습 교시 중에는 학습실 입실이 불가하기 때문에, 둘러보기 위해서는 쉬는시간, 식사시간에 맞추어 방문하시는 것을 추천드림
통화 후 문자로 보내드릴 시간표를 확인하고 적당한 시간을 골라 문의해주시면 됨
5️⃣ Q&A
기본 안내 사항 이외 상담 시 자주 들어오는 질문입니다. 문의 시에만 답변해주세요.
이외 애매한 내용을 물어보면 실장님이 확인 후 연락드리겠다고 해주세요.
Q : 멘토쌤은 누구인가요?
A : 각 과목별 전공자들로 구성된 멘토입니다. 수학교육과, 국어교육과, 생명공학과 등 다양한 입시 과목을 커버할 수 있습니다.
Q : 멘토쌤은 조교 or 대학생인가요?
A : 현 대학생도 있고, 졸업자도 있고, 선생님도 있습니다. 경험이 많은 경력자 선생님도 중요하지만, 최근의 입시 경험도 매우 중요하기 때문에 대학생 선생님들이 있습니다.
Q : 멘토링은 어떻게 진행되나요?
A : 1주에 한 번 진행되는 모니터링 시 기본적으로 매회 체크해서 학생에게 필요한지 물어본 후 필요하다고 하면 진행합니다. 기본적으로 멘토링을 항상 추천하지만, 학생이 거부하는데도 진행하는 것은 부담이 될 수 있고 효율이 떨어지기 때문에 학생의 의사가 있을 경우에만 진행합니다. 하지만 학생이 자주 졸거나, 떠들거나, 등원 시간을 지키지 않는 등 생활 습관의 문제가 있을 경우에는 학생의 의사와 상관없이 실장님께서 관리 차원에서 상담을 진행하곤 합니다. 멘토링은 항상 진행 후 학부모님께 문자로 내용을 보고 드립니다.
Q : 멘토링의 범위는 어떻게 되나요? (멘토링은 뭘 해주시는 건가요?)
A : 공부 방법, 공부 순서 혹은 시간 관리, 교재 추천, 전반적 입시 관련 고민 위주로 진행됩니다.
Q : 문제 질문 같은 것은 안 받아주시나요?
A : 기본적으로 과목 수강 학원이 아닌 관리형 학원이기 때문에 교재 문제 질의응답은 어렵습니다. 다만 수학의 경우에는 원장님께서 직접 문제 질의응답도 가능합니다. 하지만 질의응답을 원하는 학생이 종종 있는 것으로 파악해, 온라인으로 질의응답할 수 있는 창구를 준비 중 입니다. 준비가 되면 별도 공지드릴 예정입니다.
Q : 관리자 (멘토쌤) 는 항상 있는 건가요?
A : 시간표 상 의무 학습 시간 중에 재실하며, 이외 시간에는 관리자 없이 자율학습으로 이루어집니다.
Q : 학원 가느라 나가는 건 괜찮죠?
A : 물론입니다. 학원으로 인한 외출은 자유롭게 가능하지만, 학습 교시 중 복귀하여 학습실로 들어가는 것은 불가합니다. 학습 교시 중 등원하면 해당 교시가 끝날 때 까지 라운지에서 학습 후 입장합니다.
Q : 상벌점 제도가 있나요?
A : 철저한 학습 관리를 위해 상벌 제도를 운영 중입니다. 자세한 상벌규정표는 방문 상담 시 안내 가능합니다.
📗 단위 매뉴얼
간식 & 비품 관리
1️⃣ 간식 관리
간식 트레이에 간식 잔여량 확인하고, 채웁니다.
과자류는 오전에만 합쳐서 10개 가량 되도록 채우고 / 사탕류는 떨어지면 바로바로 채웁니다.
여분 간식 위치 : ○○호 라운지 - 간식 트레이 아래 캐비닛
2️⃣ 문구류 비품 위치 및 관리
○○호 2~3번 캐비넷
현재 사용 중인 필기류들은 각 책상 연필꽂이에 있음
캐비넷 안에 있는 필기류는 여유분이므로 사용 중이던 것 다 쓰고 사용하기
스테이플러, 연필깎이, 가위 등 문구류는 책상에 꺼내놓지 말고 사용 후 바로 캐비넷에 넣기!
→ 분실이 너무 잦습니다.
학생이 학원 비품을 빌려가서 오래 사용하는 경우, 다음 근무자가 돌려 받을 수 있도록 일일근무일지에 메모해주세요.
3️⃣ 청소 비품 위치
○○호 2~3번 캐비넷
종량제 봉투, 분리수거 비닐봉투
위생장갑
청소포, 살균티슈, 매직스펀지
소독수 스프레이
각종 여분 (행주, 수세미, 고무장갑 등)
4️⃣ 프린터 & 소모품 점검
프린터 잉크·토너 잔량을 근무 중 한 번씩 확인합니다. 출력물이 흐려지면 교체 시점입니다.
인쇄용지가 떨어지지 않도록 여유분을 미리 채워둡니다.
잉크·토너·용지 여유분이 소진되어 가면 실장님께 미리 공유합니다.
📗 단위 매뉴얼
양식 출력
1️⃣ 근무자 업무 관련 파일
월 멘토링 일지
매월 말일 마지막 근무자가 출력 (인쇄 날짜 변경 및 입/신규 및 퇴원 학생 확인 후 반영)
직전 월 멘토링 일지는 그대로 두고 새 일지를 앞쪽에 꽂아두기
3달 이상 지난 일지는 4번 캐비닛 [기타 서류] 파일함에 정리하기
2️⃣ 학생 학습 관리 관련 파일
학생별 설문지와 2주 계획표
목요일 근무자가 격주로 오전 10시에 파일 내 모든 날짜를 맞게 바꾼 후 출력합니다.
학생 부재와 상관없이 계획표를 책상 위에 일괄적으로 올려둡니다.
학생 수+@로 여유있게 출력해둔 뒤 여유분은 근무자 책상 옆 서류함에 넣어둡니다.
(너무 많이 출력하지 않도록 합니다. 날짜가 기재되어있어 너무 많이 남으면 폐기해야함)
입학원서, 시간표, 개인정보동의서, 학원원칙안내서, 상담일지
신규 학생 등록 시 필요한 서류
입학원서 & 상담일지, 개인정보동의서, 시간표(일반·재학생), 학원 원칙 안내서를 각 학원 양식으로 준비해 [학원 양식] 폴더에 보관하세요.
📗 단위 매뉴얼
식사 배달 운영
신청 확인 시간 : 중식 10:30 / 석식 16:30
식사 배달 시간 : 중식 11:50 경 / 석식 17:50 경
신청 확인 시간에 맞춰 식사 신청 리스트를 확인합니다.
협력 식당에 전화하여 학원명을 말한 후 주문합니다. (연락처는 ID & 비밀번호 참고)
식사 신청 내역을 식사 차감 내역 시트에 기재해둡니다. 중요!!!!
차감 시트는 구글 시트나 노션으로 학원에서 직접 만들어 관리하세요. 표준 양식은 추후 자료실에서 제공할 예정입니다.
식사는 가게에서 식사시간 10분 전까지 배달해주십니다.
점심시간이 시작되면 학생들에게 나눠주고, 식사 후에 학생들이 빈 용기를 다시 가져옵니다.
잔반은 한 용기에 모아담습니다.
학원에서 버릴 수 있는 깨끗한 것들은 최대한 버리고, 음식물이 많이 묻은 용기는 음식물쓰레기를 담은 용기와 함께 비닐에 다시 포장해둡니다.
매일 저녁 20:30 ~ 21:00 경 협력 식당에서 잔반 및 쓰레기를 수거하러 오십니다.
★ 잔반 수거는 협력 식당에서 제휴 서비스로 해주시는 것이니, 최대한 깔끔하게 정리해주세요.
★ 식사 신청은 선입금 (17만원)을 한 학생만 신청 가능합니다. 식사 차감 내역 시트에 없는 학생이 식사 서비스를 신청한다면 학생에게 해당 부분을 안내해주시고 채널톡에 공유주세요.
📗 단위 매뉴얼
분리수거
1️⃣ 쓰레기 및 분리수거용 비품
봉투 위치 : 일반쓰레기 봉투, 분리수거 봉투 모두 3번 캐비닛 윗칸에 있습니다. (위생장갑도)
지정 위치에 없을 시 or 거의 다 소진되어갈 시, 일일근무일지에 해당 내용 기재
일반쓰레기는 종량제 봉투, 일반쓰레기 외 재활용에는 하얀 봉투를 사용합니다.
분리수거 봉투 여유분은 윗칸 파란봉투에 있습니다. (꺼내서 채워놓고, 파란봉투 소진 시 알림)
2️⃣ 쓰레기 봉투 교체하는 방법
출근 직후 환경 점검 시 가득 찬 쓰레기통은 비우도록 합니다.
일반쓰레기, 비닐, 종이는 발로 눌러 부피를 줄입니다.
위생장갑을 착용하고 가득 찬 봉지를 빼서 잘 묶어준 후 캐비닛에서 쓰레기통에 맞는 비닐을 꺼내어 잘 끼워줍니다.
왼쪽 사진은 각 쓰레기통을 비운 후의 사진입니다.
분리수거를 한 후에 사진과 같은 상태가 되도록 합니다.
3️⃣ 버리는 위치
본 학원은 해당 건물 5층에 위치하고 있습니다.
분리수거한 쓰레기와 일반쓰레기의 경우 해당 건물 1층 분리수거장에 버리면 됩니다.
엘리베이터 내려서 분리수거장 방향으로 나가서 위치를 확인하시면 됩니다.
장소는 사진을 참고하면 됩니다.
위치를 잘 확인하여 분리수거한 쓰레기 및 일반 쓰레기를 버리면 됩니다.
📗 단위 매뉴얼
로봇청소기 관리
주 2회 로봇청소기 관리·청소 (물통 채우기와 별개)
1️⃣ 라운지 · 학습실 로봇청소기 위치
학원 내 배치한 로봇청소기 위치를 모두 적어두세요. (예 — 라운지 1번 좌석 뒤, 학습실 마지막 좌석 뒤)
2️⃣ 관리 주기
주 2회 정기 관리 (걸레 빨기 · 먼지통 비우기 · 모터 청소)
매일 깨끗한 물 채우기 + 더러운 물 비우기
3️⃣ 공통 관리 방법
모터 청소
로봇 청소기를 뒤집고, 두 손가락으로 마개를 눌러 엽니다.
빨간 모터 · 검은 모터를 꺼내 모터 자리의 먼지를 제거합니다.
모터를 분리해 사이에 낀 머리카락을 제거합니다.
빨간 · 검은 모터 모두 먼지 제거 후 다시 조립합니다.
걸레 청소
청소기 하단의 걸레를 떼어내 손빨래합니다.
옆으로 당기면 분리됩니다. 빨래 후 다시 조립합니다.
먼지통 청소
표시된 부분을 눌러 뚜껑을 엽니다.
먼지통을 눌러서 빼면 분리됩니다. 필터를 분리합니다.
먼지를 휴지통에 버리고 제자리에 넣어 뚜껑을 닫습니다.
4️⃣ 물통 관리 (물걸레 기능이 있는 기종)
표시 부분을 눌러 물통을 뺍니다.
회색 뚜껑을 열고 물을 채운 뒤 닫습니다.
물통을 본체에 다시 넣습니다.
💡 더러운 물은 변기에 비우고, 깨끗한 물은 화장실 세면대에서 채우세요. (학원 별 위치는 위 1. 위치에 적어두세요)
📗 단위 매뉴얼
주간 청소
1️⃣ 간식 트레이 구역 청소
간식이 담긴 트레이와 볼 모두 비워내고 전체 청소
트레이, 볼, 서랍장 위, 커피머신을 소독수 뿌린 청소포로 닦기
2️⃣ 학습실 책상, 사물함 청소
학생 책상, 사물함, 책장 위를 소독수 뿌린 청소포 or 행주로 닦기
빈 책상, 책장 위 : 정전기 청소포로 먼지 제거 위주로 청소
사용 중인 책상 : 연필 자국 등 심할 경우 청소 / 최대한 학생 물건 건드리지 않는 선에서 청소